Email Scripts
These 6 email scripts will help your introduce and deliver your WOM for different scenarios and situations.
01. Pre-Sale / Proposal Script
The purpose of this text is to include it in your proposal, or pre-sale process. It uses the WOM as a value-added “deliverable”. It’s crucial to introduce the WOM at this stage to prime the customer for a conversion if they decline your care package.
To use the script, copy and paste the following message into your proposal:
Along with your website, we’ll include a copy of The Website Owner’s Manual which will help you keep track of all the important details about your website; including logins, hosting setup, DNS records, routine maintenance, & answers to our most frequently asked questions to help you have continued success with your website.
Bij oplevering van je website overhandigen we ook het Website Beheer Document. Dit document is een overzicht van alle belangrijke gegevens over je website, zoals inlogcodes, details over je hosting, DNS gegevens, onderhoudsschema’s en antwoorden op vragen die ons het meest worden gesteld. Dit document helpt je om optimale resultaten halen én te blijven halen met je website.
Avec votre site Web, nous inclurons un manuel du propriétaire du site Web qui vous aidera à garder une trace des détails importants de votre site Web; y compris les connexions, la configuration de l’hébergement, les enregistrements DNS, les routines de maintenance et les réponses aux questions les plus fréquemment posées.
02. Care Plan Acceptance Script
The purpose of this text is to give your client positive affirmation that they made the right decision by signing up for your maintenance contract. It’s vital you supply your customers with a copy of The Website Owner’s Manual even if they DO sign up for a maintenance plan.
To use this script, copy and paste the following message (be sure to replace anything in square brackets) into an email with the WOM attached:
Hello, [Customer Name] —
I’ve attached a copy of your Website Owner’s Manual, which keeps all the important information about your website at your fingertips.
You’ll notice a few pages that show the “maintenance schedule” and “maintenance assignments”. You don’t need to worry about that, and I’ve gone ahead and filled in my details since I’ll be handling all of these for you as part of your care plan.
Save this somewhere safe, keeping a record of this information can come in handy!
Hallo [Klantnaam],
Bijgevoegd vind je het Website Beheer Document voor jouw website. Dit document is een overzicht van alle belangrijke gegevens over je website.
In het document vind je ook een aantal pagina’s met onderhoudsschema’s en met de toewijzingen van de verschillende onderhoudstaken. Omdat je een servicepakket bij me hebt afgesloten, hoef je je daar helemaal geen zorgen over te maken. Wij zullen deze taken voor je uitvoeren en ik heb daarom ook alvast onze gegevens ingevuld
Bewaar dit document op een veilige plek. Het kan erg handig zijn, voor nu en in de toekomst.
Bonjour, [nom du client] –
J’ai joint une copie du Guide du Propriétaire de Site Web, qui regroupe toutes les informations importantes concernant votre site Web.
Concernant les pages “programme de maintenance” et les “missions de maintenance”, ne vous inquiétez pas, j’ai mis mes coordonnées puisque je traiterai tout cela pour vous dans le cadre de votre care plan.
Conservez ce manuel dans un endroit sûr et à portée de main!
03. Care Plan Rejection Script
This is the email that helps turn a “no” into a “yes”! You want to send this email out when your project is nearing completion, but BEFORE you publish their website. The goal here is to be helpful and provide your customers with all the things they will need to take proper care of their site WITHOUT pushing for a sale.
To use this script, copy and paste the following message (be sure to replace anything in square brackets) into an email with the WOM attached:
Hello, [Customer Name] —
As we get near the completion of your project I want to go ahead and supply you with your Website Owner’s Manual which will help you keep all the important information about your site at your fingertips.
Included is some of the technical information (like your login credentials, host, domain registrar, etc.), the routine maintenance schedule, space for you to assign all the maintenance tasks, a list of all the software licenses you’ll need to obtain (as well as links to purchase them), and some quick troubleshooting tips that come from common questions we receive.
I filled in everything I could at this point, but if you need any help filling out any of the other details just let me know— I’ll be glad to help!
If at any point after launch you run into trouble we can assist you on an as-needed basis at our hourly rate, or you could revisit our care plan which covers all of the maintenance & software licenses for you.
I’ll be following up with you shortly on our plans for launch!
Hallo [Klantnaam],
De lancering van je nieuwe website is aanstaande. Ik stuur je daarom alvast het Website Beheer Document. Dit document is een overzicht van alle belangrijke gegevens over je website.
In dit document vind je veel technische informatie over je website (zoals je inloggegevens en gegevens over je host, domein registrar, enz.). Je vindt ook diverse onderhoudsschema’s, ruimte om de verantwoordelijke voor deze onderhoudstaken in te vullen, een overzicht van aan te schaffen softwarelicenties en antwoorden op de vragen die het meest aan ons worden gesteld.
Ik heb alle gegevens die bij mij bekend zijn al voor je ingevuld. Ik hoor het graag als ik je kan helpen met het invullen van de overige gegevens.
Mocht je in de toekomst vragen hebben of onze hulp nodig hebben, neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag. Dat kan op basis van ons uurtarief. Je kunt ook alsnog overwegen om een Servicepakket bij ons af te sluiten, waarbij al het onderhoud en de benodigde software licenties zijn inbegrepen.
Ik neem binnenkort contact met je op voor de planning rondom de lancering van je website!
Bonjour, [nom du client] –
Comme nous arrivons à la fin de votre projet, j’ai souhaité vous fournir ce Guide du Propriétaire de Site Web, qui vous aidera à garder toutes informations importantes concernant votre site Web à portée de main.
Vous y trouverez des informations techniques (telles que vos identifiants de connexion, votre hôte, votre registraire de domaine, etc.), la routine de maintenance conseillée, un espace pour attribuer les tâches de maintenance à un membre de votre équipe, une liste de toutes les licences de logiciels premium que vous devrez posséder (ainsi que des liens pour les acheter) et quelques conseils de dépannage rapides issus des questions courantes que nous recevons.
J’ai tout complété à ce stade, mais si vous avez besoin d’aide pour compléter les autres détails, faites-le moi savoir – je serai ravi de vous aider!
Si vous avez un problème une fois votre site Web mis en ligne, nous pouvons vous aider à la demande sur la base de notre tarif horaire ou nous nous occuper de la maintenance et les licences de logiciel pour vous, dans le cadre de notre car plan.
Je ferai le point avec vous sous peu sur nos plans de lancement!
04. Care Plan Retention Script
This email is to be used if a care plan customer decides to cancel their plan. You’ll want to supply an UPDATED copy of their Website Owner’s Manual (with your name in the Maintenance Assignments removed), along with the following email.
To use this script, copy and paste the following message (be sure to replace anything in square brackets & list of plugins) into an email with the WOM attached:
Hello, [Customer Name] —
As we help you transition off of our care plan, I want to supply you with an up-to-date copy of your Website Owner’s Manual.
It’s imperative that you maintain all the routine maintenance to ensure your website continues to operate at an optimum level.
Inside the manual, you’ll see a list of the Maintenance Schedule which will tell you when all the tasks need to be done, as well as a form (labeled ‘Maintenance Assignments’) that will help you assign responsibilities of your website maintenance, security, and care to whomever will be handling this going forward.
There’s also some common troubleshooting tips in case you run into any trouble.
Below is a list of all the premium software powering your website that you’ll need to obtain licenses for since you’ll no longer be utilizing ours:
- [List plugin name, link to sales page, AND price]
- [List plugin name, link to sales page, AND price]
- [List plugin name, link to sales page, AND price]
As we discussed, we’ll have you removed from our care on [insert date here].
We appreciate the opportunity we’ve had to look after your website, and wish you all the best in your future endeavors!
Beste [Klantnaam],
We willen je graag helpen met het overdragen van de verantwoordelijkheden rondom je website. Ik heb daarom het Website Beheer Document bijgewerkt en aan deze mail toegevoegd.
Het is heel belangrijk dat de onderhoudstaken voor je website wel nog steeds worden uitgevoerd, om er zeker van te zijn dat de website optimaal blijft functioneren.
In het document vind je diverse onderhoudstaken en een schema wanneer ze uitgevoerd moeten worden. Je vindt ook een formulier waar je kunt vastleggen welke persoon vanaf nu verantwoordelijk is voor onderhoudstaken.
Ik heb ook een lijst toegevoegd met antwoorden op de vragen die het meest aan ons worden gesteld.
Tenslotte staat hieronder nog een lijst van verschillende premium softwareproducten die gebruikt worden op je website. Aangezien je niet langer gebruik kunt maken van onze licenties, is het belangrijk dat je deze zelf aanschaft.
- [Naam plugin, link naar salespage EN de prijs]
- [Naam plugin, link naar salespage EN de prijs]
- [Naam plugin, link naar salespage EN de prijs]
Zoals afgesproken beëindigen we het servicepakket op [datum einde].
Tot slot willen we je graag bedanken dat we het vertrouwen kregen om je website voor je te beheren. Mocht je nog vragen of opmerkingen hebben, dan kun je me altijd bellen of mailen.
Bonjour, [nom du client] –
Vous avez souhaitez mettre fin à votre care plan, afin de vous aider dans cette période de transition j’ai souhaité vous fournir une copie mise à jour de votre Guide du Propriétaire de Site Web.
Il est impératif que vous continuiez à réaliser la maintenance de routine pour vous assurer que votre site Web continue de fonctionner à un niveau optimal.
Dans le manuel, vous verrez un planning des tâches de maintenance qui vous aideront à ne rien oublier, ainsi qu’un formulaire (intitulé «Assignations de maintenance») qui vous aidera à définir qui désormais est en charge de quoi pour la maintenance et la sécurité de votre site Web.
J’ai également listé des conseils de dépannage courants au cas où vous rencontriez des problèmes.
Vous trouverez ci-dessous une liste des logiciels payants utilisés sur votre site Web, qui nécessitent une licence.
- [Nom du plugin, lien vers la page de vente, ET prix]
- [Nom du plugin, lien vers la page de vente, ET prix]
- [Nom du plugin, lien vers la page de vente, ET prix]
Comme nous en avons discuté, votre abonnement à notre care plan prend fin le [insérer la date ici].
Nous apprécions l’occasion que nous avons eue de prendre soin de votre site Web et vous souhaitons le meilleur dans vos projets futurs!
05. Retroactive Care Plan Script
This email is to be used on past customers that did not sign up for a care plan. Since this email is a bit of a “hail-mary”, the ‘conversion’ here shouldn’t be the sale of a care plan, but rather the opportunity to re-open conversation between you and the client.
To use this script, copy and paste the message to the right into an email with the WOM attached. Be sure to replace any text in square brackets with your own.
IMPORTANT: When using this script you’ll need to edit the “Congratulations” page on your WOM. Do this by changing the title from “Congratulations” to “Introduction” and remove the first two paragraphs.
You can save this copy as a “Retention WOM” for future use.
Hey [Client]
I hope you and your business are doing great!
Over the past few months I’ve begun to implement a new document (called The Website Owner’s Manual) that I’m providing my clients when we launch their site. The response from this has been overwhelmingly positive, so I’ve decided to send it out retroactively to those I’ve built sites for in the past, like you!
Attached you’ll find a PDF with space for specific details about your website, our recommended maintenance schedule, and some quick troubleshooting tips that may come in handy.
I’ve heard far too many stories of website owners who ran into problems with their website when it wasn’t being properly maintained… Their entire investment hanging in the balance— it’s not what I want for my clients, past or present.
I know the clients on my maintenance plan are covered, but what about the ones (like you) who are handling the website maintenance themselves? Hopefully, this helps.
I want to make sure I give you the tools you need. If you’d like, we could jump on a quick call to update the information and I could answer any questions you may have about the manual or website maintenance.
Let me know if you’d like to set something up.
All the best,
[Your name]
Bonjour, [nom du client]
J’espère que vous et votre entreprise allez bien!
Au cours des derniers mois, j’ai commencé à mettre en place un nouveau document (appelé Guide du Propriétaire de Site Web) que je communique à mes clients lors du lancement de leur site internet. La réponse a été extrêmement positive et j’ai donc décidé de l’envoyer de manière rétroactive à ceux pour lesquels j’ai réalisé un site web il y a quelques temps déjà, comme vous!
Vous trouverez ci-joint un fichier PDF avec un espace pour les détails spécifiques de votre site Web, le programme de maintenance que nous recommandons et quelques astuces de dépannage rapides et pratiques.
J’ai entendu beaucoup trop d’histoires de propriétaires de sites Web qui ont eu des problèmes avec leur site Web alors que celui-ci n’était pas correctement entretenu. Ils mettent tout leur investissement (et leur business!) en jeu. Ce n’est pas ce que je veux pour mes clients, qu’ils soient anciens ou actuels.
Je sais que les clients de [abonnement de maintenance / care plan ] sont couverts, mais qu’en est-il de ceux (comme vous) qui gèrent eux-mêmes la maintenance du site Web? Ce guide devrait vous être utile.
Je veux m’assurer de vous avoir donné tous les outils dont vous avez besoin. Si vous le souhaitez, nous pouvons prévoir un RDV téléphonique pour répondre à vos éventuelles questions sur le Guide ou sur nos [abonnement de maintenance / care plan ]
Faites-moi savoir si vous souhaitez mettre en place quelque chose.
Bonne chance,
[Votre nom]
Beste [Klant]
Ik hoop dat het goed gaat met jou en je bedrijf!
De afgelopen maanden ben ik begonnen met de invoering van een nieuw document (Website Beheer Document) dat ik mijn klanten geef wanneer we hun site lanceren. De reacties hierop zijn overweldigend positief, dus heb ik besloten het met terugwerkende kracht te sturen naar degenen voor wie ik in het verleden websites heb gebouwd, zoals die van jou!
Bijgevoegd vind je een PDF met ruimte voor specifieke details over je website, ons aanbevolen onderhoudsschema en wat snelle tips voor het oplossen van problemen die van pas kunnen komen.
Ik heb te veel verhalen gehoord van website eigenaren die problemen kregen met hun website toen die niet goed onderhouden werd. Hun hele investering hing aan een zijden draadje – dat is niet wat ik wil voor mijn klanten.
Ik weet dat de klanten van mijn servicepakket gedekt zijn, maar hoe zit het met degenen (zoals jij) die het website onderhoud zelf willen doen? Hopelijk helpt dit.
Ik wil er zeker van zijn dat ik je de hulpmiddelen geef die je nodig hebt. Als je wilt, kunnen we even kort bellen om de informatie bij te werken en kan ik al je vragen over dit document of het website onderhoud beantwoorden.
Laat me weten als je iets wilt afspreken.
Met vriendelijke groet,
[Je naam]
06. Invoice/Receipt Script
As time goes on, it’s possible your client slowly forgets all you’re doing for them as part of your ongoing maintenance & care.
Or perhaps there has been turnover, and you have a new point of contact that wasn’t there when your maintenance plan was first introduced.
That’s not the position you want to be in when they are reviewing their expenses!
It’s a good idea to routinely remind your clients how valuable you are — and this script aims to do just that!
It’s a quick reminder of everything you’ve been taking care of “behind the scenes” to ensure their website is kept safe and online.
It never hurts to nurture your clients and remind them that you’re an important part of their success now and in the future!
IMPORTANT: Be sure to read through the email and remove any items that don’t pertain to your care plan services, or add those that are not included in this script.
Replace any information in square brackets within the script. This will include your client’s name, reference to the invoice or receipt that is attached, using “I” or “We”, as well as your name and company name.
Hey, [Client Name] —
Another successful month online!
I’ve been overseeing your website all month and am happy to report [I’ve / We’ve] kept it secure, created successful backups, performed all needed software updates, and ensured it remained online for the world to discover!
Attached is your [invoice / receipt] for your continued success.
All the best,
[Your Name]
[Your Company]
Beste [klant],
Weer een succesvolle maand online!
Ik heb de hele maand toezicht gehouden op je website en ik ben blij te kunnen melden dat [Ik / Wij] je website veilig heb(ben) kunnen houden, succesvolle back-ups heb gemaakt, alle benodigde software updates heb uitgevoerd, en ervoor gezorgd heb dat je website online bleef voor de wereld om te ontdekken!
Bijgevoegd vind je je factuur voor je voortdurende succes.
Met vriendelijke groet,
[Je Naam]
[Je Bedrijf]